Ako si urobiť Audit dňa otvorených dverí zdarma na vašej škole

Jakub RohMarketingové tipy

S jesenným obdobím prichádza sezóna dní otvorených dverí. Ako ukazuje náš prieskum medzi strednými školami, viac ako 80 % opýtaných škôl plánuje v tomto školskom roku uskutočniť dva a viac dní otvorených dverí. Zároveň ich však považujú za jednu z najväčších výziev v marketingu školy. Mať perfektný deň otvorených dverí sa totiž vypláca – podľa minuloročných deviatakov bol najdôležitejším dôvodom pre voľbu strednej školy, kam v septembri nastúpili do lavíc.

Každý uchádzač navštívi v priemere 1,7 dňa otvorených dverí. Z tohto čísla je zrejmé, že žiaci idú najčastejšie len na školu, na ktorú plánujú nastúpiť, alebo idú na dni otvorených dverí dvoch škôl, medzi ktorými sa rozhodujú. Z toho taktiež vyplýva, že najväčšou úlohou učiteľov na DOD je záujem uchádzačov ničím neodradiť – všetko preto musí bežať perfektne od prvej minúty.

Už dávno sú preč doby, kedy uchádzačom stačilo, že škola otvorila svoju bránu a pustila žiakov dovnútra. Nie. Moderný deň otvorených dverí musí byť zážitok. Žiaci si možno nebudú pamätať meno vášho riaditeľa, ale určite si po roku budú pamätať, ako sa na DOD cítili. Poďme ale o krok späť – čo ponúkneme deviatakom, aby prišli práve k nám?

Každá škola má už zabehnutý koncept, akým svoje dni otvorených dní realizuje. To môže byť problém. Uchádzači i žiaci sa drasticky menia a to, čo fungovalo pred pár rokmi, už nefunguje. Na našich školeniach často hovoríme, že žiadny Deň otvorených dverí by nemal byť rovnaký ako ten predchádzajúci – nie je to preto, že by naň chodili tí istí ľudia, ale preto, že vždy je možnosť sa zlepšiť. Tým najlepším, čo by ste mohli pre svoj DOD urobiť je Audit, profesionálne zhodnotenie vašej služby. Časť Auditu si pravdaže zvládnete urobiť svojpomocne.

Audit Dňa otvorených dverí vo vlastných rukách


Audit DOD je založený na metóde tzv. „Mystery shoppingu“. Tú najčastejšie využívajú sami prevádzkovatelia rôznych obchodov a služieb k odhaleniu slabých miest. Všetko spočíva v tom, že sa výskumník chová ako zákazník (podľa vopred pripraveného scenára), ale pritom všetko hodnotí a neskôr zapisuje do vopred pripraveného formulára. V škole sa teda výskumník správa ako uchádzač alebo jeho príbuzný a hodnotí celkový zážitok z DOD.

Audit Dňa otvorených dverí z dielne NZ ide ešte ďalej a má pridanú hodnotu – okrem samotnej akcie sa sústredí i na zhodnotenie udalostí predchádzajúcich a nasledujúcich po dni otvorených dverí, dojem z telefonickej komunikácie či zhodnotenie dostupnosti informácií na webe a to profesionálnym auditorom. Takto vyzerá úryvok z nášho auditu – inšpirujte sa:


V zjednodušenej forme si ale môžete mystery shopping zrealizovať sami. Vo vašom okruhu priateľov a rodiny sa určite nachádza osoba v ideálnom veku, ktorá s vašou školou nemá nič spoločné a bude ochotná vám pomôcť. Poproste ju, aby ako nezaujatý pozorovateľ s tajnou identitou na váš deň otvorených dní prišla a prešla celú školu i program. Následne vám môže dať spätnú väzbu, prezradiť čo nemalo úspech, či s čím by ste mali do budúcna pokračovať.

Svojho mystery shoppera môžete vybaviť zoznamom úloh, ktoré má v priebehu DOD splniť (tajne, aby nevyvolal podozrenie) a otázok, na ktoré by mal odpovedať:

  • Pozrite sa na Facebook a webové stránky školy: dali sa informácie o DOD dobre nájsť? Obsahovali všetko, čo si chcel vedieť?
  • Zavolaj či napíš do školy ešte pred samotným DOD (Môžem prísť neskôr, aký je program a pod.). Dostal si odpoveď na svoju otázku? Boli na teba milí?
  • Kto ťa uvítal? Predstavil sa? Dostal si propagačné materiály?
  • Splnila škola to, čo v programe DOD sľúbila?
  • Boli tvoji sprievodcovia ústretoví? Dokázali zodpovedať všetky tvoje dotazy? Dostal si vždy rovnaké odpovede na totožné otázky od rôznych ľudí? Bolo ľahké dostať sa k informáciám o konkrétnom odbore?
  • Čo sa ti na DOD najviac páčilo a čo nepáčilo?

Váš dobrovoľník sa síce nepozrie do hĺbky ako profesionál, ale aj tak budete (ne)príjemne prekvapení, koľko informácií od tajného návštevníka získate. Hoci vám sa môže váš DOD javiť ako neprekonateľný zážitok, ľudia, ktorí nezapadajú do okruhu školy, môžu často upozorniť na väčšie i menšie problémy, ktoré si ako usporiadateľ vôbec nemusíte všimnúť. Z praxe vieme napríklad o pretekajúcich záchodoch, nevysypaných košoch i o učiteľoch a žiakoch, ktorí vašu školu ohovárajú priamo na dni otvorených dverí. Toto sú informácie, ktoré inak ani nezistíte.

Stať sa mystery shopperom ale môžete aj vy – choďte sa pozrieť na konkurenčnú školu. Zistite si termíny dní otvorených dverí iných škôl, pozrite sa, čo propagujú, čo sľúbili a bežte sa pozrieť, čo na svojom DOD reálne ponúkli. Pocit spätý s DOD dlhodobo zaberá prvé priečky najdôležitejších vecí, ktoré žiakov viedli k výberu svojej strednej školy. Zistite, v čom je práve táto škola lepšia než vy a kde sú jej slabiny. Zistite, čo robia inak, čo robia naviac a u akých činností sa tvoria rady. Tie najlepšie veci potom skopírujte a urobte z nich rutinu.

Keď skombinujete informácie z Auditu s tým, čo zistíte od návštevníkov DOD z dotazníkov, máte z veľkej časti vyhrané. Nevšíma si vaša uvítacia študentská jednotka návštevníkov? Vymeniť. Nerozoznajú návštevníci vašich učiteľov? Oblečte všetkých jednotne. Má vaša hlavná atrakcia zlé hodnotenie? Je čas na nový koncept.

A nezabudnite svoj deň otvorených dverí neustále vylepšovať! Pozrite sa na naše Marketingové tipy, čerpajte z prieskumov a ak chcete získať veľké množstvo rád, trikov a návodov na čo najlepší DOD, príďte na naše školenie Deň otvorených sŕdc. Alebo si rovno objednajte profesionálny audit priamo od nás.